Adjoint exécutif ou adjointe exécutive à la direction générale

Fondée en 2017 à l’initiative d’HEC Montréal, Concordia et de fondations (McConnell, Mirella et Lino Saputo), la MIS est un centre d’expertise qui libère le pouvoir de l’innovation sociale pour régler des problèmes de société. Elle offre des services de conseil, formation et création de solutions à plus de 1 000 acteurs de changement par année : villes, ministères, OBNL, entreprises et citoyens. 

Travailler à la MIS, c’est rejoindre une équipe multidisciplinaire engagée et compétente, qui aborde des enjeux sociaux complexes avec rigueur, ouverture et sens du collectif. Nous cultivons un environnement de travail à la fois professionnel et humain, fondé sur l’apprentissage continu, le partage des expertises et une collaboration respectueuse et stimulante. À la MIS, la confiance, l’entraide et la responsabilité individuelle permettent à chacun-e de contribuer pleinement à des projets porteurs de sens, menés avec des partenaires de premier plan, au service de transformations sociales concrètes et durables.

MANDAT GÉNÉRAL

Sous la direction générale, l’adjoint-e exécutif-ve soutient étroitement la direction générale et la direction des finances dans la coordination quotidienne des activités, le suivi rigoureux des décisions et la réalisation de tâches administratives ciblées. Par son action, il ou elle contribue directement à l’efficacité organisationnelle de la MIS et à la libération de temps stratégique pour la direction.

Ce rôle s’inscrit dans un environnement de travail exigeant, collaboratif et structuré, où la rigueur, la fiabilité et le sens des priorités sont essentiels. L’adjoint-e exécutif-ive agit comme un véritable levier organisationnel, facilitant la circulation de l’information, la préparation des dossiers et la continuité des opérations.

Le poste s’adresse à une personne expérimentée, capable de travailler avec un haut niveau d’autonomie, de discernement et de professionnalisme. L’adjoint-e exerce ses fonctions dans un cadre de délégation clair, avec une latitude réelle pour organiser le travail, prioriser les demandes, anticiper les besoins et assurer des suivis efficaces auprès de la direction et des partenaires.

À la MIS, ce rôle est central : il conjugue soutien stratégique, excellence administrative et compréhension fine des enjeux organisationnels, au service de projets à fort impact social.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES 

  1. Soutien exécutif à la direction générale et des finances
  • Assurer le suivi des décisions prises par la DG (relances, rappels, échéanciers).
  • Préparer, structurer et mettre en forme des documents (notes, présentations, tableaux de suivi).
  • Organiser et coordonner certaines rencontres stratégiques (préparation, suivis).
  • Soutenir la direction générale et des finances dans la gestion de dossiers transversaux nécessitant rigueur et discrétion;
  • Soutenir la  préparation ou la mise en forme de documents financiers non complexes;

2. Coordination et relations avec les partenaires

  • Préparer et effectuer des envois ciblés (courriels, invitations, documents).
  • Assurer les suivis auprès de partenaires, clients ou collaborateurs à la demande de la DG.
  • Mobiliser des partenaires autour de démarches spécifiques (rencontres, projets, validations).
  • Tenir à jour des listes de contacts et des suivis relationnels (CRM, etc.)

3. Tâches administratives ciblées et soutien aux projets internes

  • Gestion de tâches de bureau légères :
    • approvisionnement;
    • suivis fournisseurs;
    • coordination logistique ponctuelle.
  • Appui administratif au projet locatif du hub :
    • organisation de documents;
    • suivis avec partenaires ou fournisseurs;

PROFIL RECHERCHÉ

Expérience et compétences

  • Expérience pertinente comme adjoint-e exécutif-ve, coordonnateur-trice ou rôle similaire.
  • Très bonne capacité d’organisation et de priorisation.
  • Excellente communication écrite en français.
  • Aisance avec les outils numériques et collaboratifs.
  • Confort réel avec les outils d’intelligence artificielle et les autres outils de bureautique, ex.: Monday, Zoho, etc.
  • Capacité à travailler de façon autonome, discrète et proactive.

Qualités recherchées

  • Agilité 
  • Rigueur et fiabilité
  • Sens politique et jugement
  • Orientation solutions
  • Aisance relationnelle

CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Temps partiel : 3 -4 jours par semaine (à ajuster selon les besoins)
  • Mode hybride ou à distance
  • Horaire flexible
  • Rémunération compétitive selon expérience

Statut : Employé-e (temps partiel)

Rattachement : sous la direction générale

Lieu : Hybride ou à distance 

Entrée en poste : À déterminer

Ce que nous offrons

  • Une entrée en fonction dès que possible;
  • 3-4 jours/semaine (20-30 heures/semaine) avec horaire et lieu de travail flexibles en fonction de l’équilibre entre le travail et la vie personnelle;
  • Salaire compétitif et gamme d’avantages sociaux concurrentiels : assurances collectives incluant le dentaire, 5 journées de maladies, 5 journées personnelles, régime de retraite simplifié avec cotisation patronale, vacances annuelles, en plus de 11 jours fériés;
  • Vacances : 6 % du salaire brut (soit l’équivalent de 15 jours pour 37,5 h/semaine);
  • Temps dédié pour le développement professionnel et la formation continue;
  • Pour ce poste, des déplacements pourraient être requis de temps à autre. Toutefois, un permis de conduire n’est pas un prérequis;
  • La MIS dispose d’une politique de télétravail flexible. Pour favoriser le lien entre les personnes, elle demande cependant aux membres de son équipe d’être présents au moins deux journées par semaine à ses bureaux à Montréal (Tiohtiá:ke) au 2069 rue Parthenais.

Faites-nous parvenir votre CV et une lettre de motivation (ou message de présentation-vidéo), avant le 2 février à 9h, dont les documents sont identifiés à VOTRE NOM à avec comme objet : Candidature – Adjoint-e exécutif-ive. Nous contacterons les personnes que nous souhaitons rencontrer.